Hållbarhetsfunktionen byggs nu — Hur stödjer du en nyanställd hållbarhets- eller ESG-ansvarig dag 1–90?

De flesta företag som anställer sin första hållbarhets- eller ESG-ansvarige gör samma misstag: de tror att problemet är löst när kontraktet är påskrivet. I verkligheten börjar arbetet dagen personen kliver in på kontoret — och det är ett arbete som varken HR eller VD är rustade att leda.

Resultatet? En kompetent person som sitter med ett tomt mandat, oklar budget och ingen röd tråd för var de ska börja. Sex månader senare har de fastnat i administrativt arbete, och CSRD-fristen närmar sig.

Det här är inte ett rekryteringsproblem. Det är ett onboarding-problem — och det är lösbart.

Varför de första 90 dagarna avgör allt

Enligt forskning om executive onboarding tar det 3–6 månader för en ny person att bli fullt produktiv i en roll utan befintlig struktur. För en hållbarhetsfunktion som byggs från grunden är utmaningen dubbel: personen behöver både lära sig organisationen and etablera en funktion som inte existerade innan.

Under den perioden händer tre saker parallellt:

• Regulatoriska deadlines väntar inte. Wave 1-bolag under CSRD rapporterar FY2024 under 2025. Wave 2-bolag (över 250 anställda) ska rapportera FY2025 under 2026. Ny personal som inte får snabbspår in i ESRS-standarderna förlorar 3–4 månader produktiv tid.
• Förväntningarna är oproportionerliga. Ledningsgruppen förväntar sig resultat. Styrelsen undrar över CSRD-status. HR-avdelningen vill ha svar om ESRS S1. Den nye hållbarhetschefen förväntas ha alla svar — utan att ha haft tid att samla in ett enda datapunkt.
• Mandatet är oklart. Vem rapporterar hållbarhetschefen till? CFO? VD? Har de budget att köpa in externa tjänster? Får de kräva data från andra avdelningar? Utan tydliga svar på dessa frågor stannar arbetet.

Tre situationer som kräver externt stöd

HoloHouse stöttar företag i tre tydliga faser. Vilken ni befinner er i avgör vilket stöd ni behöver.

Situation 1: Ni har anställt — men vet inte var ni ska börja

Det vanligaste scenariot. CSRD-kravet har lett till att ni anställt en hållbarhetschef, men varken ledningsgrupp eller ny person har en gemensam bild av vad som faktiskt ska levereras och när.

Vad ni behöver: En GAP-analys som kartlägger var ni står i dag mot vad ESRS kräver av er specifika verksamhet. Analysen ger:

• Vilka ESRS-standarder som är relevanta för er (baserat på dubbel väsentlighetsanalys)
• Vilka datapunkter ni redan har — och vilka ni saknar
• En prioriterad roadmap för de kommande 12 månaderna
• Tydliga ägarskap: vem i er organisation ansvarar för vilken del av rapporten

Utan denna analys famlar den nye hållbarhetschefen i blindo. Med den har de ett mandat och en plan att presentera för styrelsen dag 30.

Situation 2: Ny person behöver snabbspår in i CSRD och ESRS

Många hållbarhetschefer som anställs 2026 har stark bakgrund inom miljö, CSR eller HR — men begränsad erfarenhet av EU:s nya regulatoriska ramverk. ESRS 2.0 (frivillig tillämpning FY2026, obligatorisk FY2027) förändrar dessutom spelreglerna mitt i processen.

Vad ni behöver: En skräddarsydd introduktionsutbildning för den nya funktionen. HoloHouses intensivkurs i EU:s hållbarhetslagar ger en komprimerad genomgång av CSRD, ESRS och Omnibus I på 1–2 dagar. Kombinerat med en individuell coaching-session för den nyanställde får ni en person som kan navigera regelverket självständigt — inom veckor, inte månader.

Utöver grundkunskapen behöver de flesta nya hållbarhetschefer också:

• Praktisk förståelse för dubbel väsentlighetsanalys (hur processen faktiskt genomförs, inte bara teorin)
• Koll på vad revisorer nu förväntar sig (limited assurance gäller från Wave 1, obligatoriskt 2025)
• En introduktion till era viktigaste intressenter inom ESRS S2 (värdekedja) och S1 (egna anställda)

Situation 3: Interimstöd medan rekrytering pågår eller rampar upp

Ibland är rekryteringen inte klar — men CSRD-arbetet kan inte vänta. Eller så är personen ny och arbetar deltid medan de avslutar sin förra tjänst. I båda fallen behöver ni interim hållbarhetskompetens som kan driva arbetet framåt tills intern kapacitet är på plats.

HoloHouse erbjuder interim hållbarhetskonsulter med specifik CSRD/ESRS-kompetens — inte generalister som applicerat hållbarhetsspråk, utan konsulter som genomfört dubbel väsentlighetsanalyser och byggt CSRD-roadmaps för svenska SME. Typisk uppdragslängd: 3–6 månader, 40–80 % av heltid.

Vad en hållbarhetsfunktion behöver dag 1, 30 och 90

En konkret plan är bättre än ett abstrakt mandat. Här är vad som bör vara på plats i respektive fas:

Dag 1–14: Förankring och inventering

• Möte med VD och CFO: klargöra mandat, budget och rapporteringsväg
• Inventering av befintliga data: vad finns i ekonomisystemet, HR-systemet, leverantörsdatabaser?
• Kartläggning av befintliga åtaganden: finns ISO 14001, GRI-rapporter, ESG-ramverk sedan tidigare?
• Introduktion till revisionspartner (vilken revisor ska granska hållbarhetsrapporten?)

Dag 15–45: GAP-analys och prioritering

• Genomföra dubbel väsentlighetsanalys (med externt stöd om det är första gången)
• Identifiera vilka ESRS-standarder som är relevanta och obligatoriska
• Fastställa datainsamlingsprocesser per ESRS-standard
• Presentera GAP-analys och roadmap för styrelse/ledningsgrupp

Dag 46–90: Strukturering och förankring

• Upprätta interna ägarskap för respektive ESRS-datapunkt
• Starta datainsamling för kvantitativa indikatorer (energiförbrukning, utsläpp, personalomsättning)
• Upprätta intern utbildningsplan för de avdelningar som levererar data
• Skapa en intern hållbarhetspolicy om en sådan saknas

Inom dessa 90 dagar ska hållbarhetschefen ha gått från ”ny i rollen” till ”driver CSRD-roadmapen med ledningsgruppens mandat”. Det är genomförbart — men bara om rätt stöd finns på plats från dag 1.

Vad kostar det att inte ge stöd?

Den direkta kostnaden syns sällan i budgeten — men den är konkret. En hållbarhetschef som fastnar i de första tre månaderna förlorar effektivt 25 % av sitt första år. För en person med en årslon på 700 000 kr innebär det ett produktivitetstapp på drygt 175 000 kr — enbart i lönekostnad.

Därutöver tillkommer:

• Försenad CSRD-rapport (revisionsböter, ESG-rating-effekter, kundkrav)
• Minskad trovärdighet för hållbarhetsfunktionen internt (svårt att återta)
• Risk för felaktiga väsentlighetsanalyser som måste göras om

Ett externt stöd på 3–6 månader kostar typiskt 80 000–200 000 kr beroende på scope. Det är den exakta investering som skiljer en fungerande hållbarhetsfunktion från ett misslyckat uppstartsprojekt.

Vill ni veta mer om hur HoloHouse kan stötta er hållbarhetskonsultation och rekryteringsprocess? Läs mer om våra tjänster inom hållbarhetsrekrytering och kompetensförsörjning.

Vanliga frågor om hållbarhetsfunktionens uppstart

Hur lång tid tar det att bygga en fungerande CSRD-funktion?

För ett Wave 2-bolag (rapporterar FY2025, dvs. under 2026) bör GAP-analys och grundstruktur vara klara inom 3 månader. Full datainsamlingskapacitet tar 6–9 månader. Räkna med 12–18 månader innan första CSRD-rapporten är redo för revision.

Behöver vi anlita extern konsult om vi redan har anställt en hållbarhetschef?

Inte nödvändigtvis permanent — men de flesta nya hållbarhetschefer behöver minst 3 månaders externt stöd i uppstartsfasen. Det handlar inte om att ersätta intern kompetens, utan om att ge den nyanställde rätt verktyg och struktur från dag 1.

Vad är skillnaden mellan en GAP-analys och en dubbel väsentlighetsanalys?

GAP-analysen kartlägger var ni står mot vad ESRS kräver — ett internt perspektiv. Dubbel väsentlighetsanalys är ett CSRD-krav och innebär att ni identifierar er påverkan på omvärlden and hur externa hållbarhetsfaktorer påverkar er verksamhet. Den dubbla väsentligheten är grunden för hela ESRS-rapporten. Ni behöver båda.

Kan studentkonsulter hjälpa till med detta arbete?

Ja, och det är ofta ett kostnadseffektivt komplement till senior konsultation. HoloHouse har matchat studentteam med CSRD-specifika projekt — till exempel datainsamling för ESRS E1 (klimat) och S1 (egna anställda). Läs mer om studentprojekt inom hållbarhet. Studentteam arbetar bäst parallellt med en senior ansvarig, inte som ersättning.

Vad händer om vår hållbarhetschef slutar under första året?

Risken är real — många företag upplever hög omsättning i hållbarhetsroller de första åren, delvis för att funktionen är underbemannad och underfinansierad. Det bästa skyddet är att dokumentera allt arbete i levande dokument (roadmap, GAP-analys, datainsamlingsprotokoll) som överlever personbyten. Det är ytterligare ett skäl att sätta strukturen tidigt med externt stöd.