{"id":1910,"date":"2022-05-09T18:29:59","date_gmt":"2022-05-09T18:29:59","guid":{"rendered":"https:\/\/holohouse.se\/?page_id=1910"},"modified":"2024-01-23T10:50:41","modified_gmt":"2024-01-23T10:50:41","slug":"personuppgifter-cookies","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/holohouse.se\/en\/personuppgifter-cookies\/","title":{"rendered":"Personuppgifter & cookies"},"content":{"rendered":"
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

Japp, vi bryr oss<\/h3>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

Hantering av personuppgifter<\/b> och cookies<\/b><\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

H\u00e4r har vi samlat information om hur HoloHouse hanterar cookies, GDPR och dina personuppgifter p\u00e5 v\u00e5ra plattformar kopplade till verksamheten med studentprojekt, e-learning kurser, konsultuppdrag och rekryteringar.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t

GDPR Policy - hantering av\npersonuppgifter<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
Vad \u00e4r en personuppgift?<\/h5>

Personuppgifter \u00e4r all slags information som kan knytas till en levande person. Det kan r\u00f6ra sig om namn, adress och personnummer. \u00c4ven foton p\u00e5 personer klassas som personuppgifter. Ja, till och med ljudinspelningar som lagras digitalt kan vara personuppgifter \u00e4ven om det inte n\u00e4mns n\u00e5gra namn i inspelningen. Ett bolagsnummer \u00e4r ofta inte en personuppgift men kan vara det om det handlar om ett enmansf\u00f6retag. Registreringsnumret p\u00e5 en bil kan vara en personuppgift om det g\u00e5r att knyta till en fysisk person medan registreringsnumret p\u00e5 en firmabil som anv\u00e4nds av flera, kanske inte \u00e4r en personuppgift.<\/p>

\u00a0<\/p>

P\u00e5 dessa st\u00e4llen har HoloHouse personuppgifter lagrat:<\/h5>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tNyhetsbrevslistor<\/a>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t

HoloHouse skickar nyhetsbrev och andra utskick via tj\u00e4nsten Get a newsletter (GAN),\u00a0www.getanewletter.se<\/a>. Nedan skiljs hantering f\u00f6r nyhetsbrev och \u00f6vriga utskick \u00e5t.<\/p>

Vilken typ av personuppgift hanteras och var finns de?\u00a0<\/strong><\/em>I v\u00e5r tj\u00e4nst f\u00f6r nyhetsbrev finns listor med kontaktinformation till prenumeranter. I listorna finns alltid e-postadress och ibland \u00e4ven namn.<\/p>

Varf\u00f6r beh\u00f6ver vi behandla och lagra uppgifterna?\u00a0<\/em><\/strong>Vi beh\u00f6ver behandla uppgifterna f\u00f6r att kunna skicka ut v\u00e5ra nyhetsbrev. I samband med att en person v\u00e4ljer att b\u00f6rja prenumerera tillfr\u00e5gas denne om samtycke kring att vi f\u00e5r behandla de personuppgifter som l\u00e4mnats samt informeras om de \u00f6vriga r\u00e4ttigheter som personen har.<\/p>

Grund f\u00f6r behandling?\u00a0<\/em><\/strong>Samtycke<\/p>

Hur l\u00e4nge sparas uppgifterna?\u00a0<\/em><\/strong>Personuppgifterna sparas till dess att personen sj\u00e4lv v\u00e4ljer att avsluta sin prenumeration eller att vi f\u00e5r meddelande om att e-postadressen inte l\u00e4ngre \u00e4r i bruk.<\/p>

Hur s\u00e4kerst\u00e4ller vi att det rensas?\u00a0<\/em><\/strong>I samband med att ett nytt nyhetsbrev ska skickas ut raderas uppgifterna p\u00e5 de personer d\u00e4r e-posten ej \u00e4r i bruk l\u00e4ngre.<\/p>

Hur g\u00f6r vi om n\u00e5gon vill bli borttagen?\u00a0<\/em><\/strong>Den som valt att prenumerera kan sj\u00e4lv v\u00e4lja att avregistrera sig via en l\u00e4nk som finns tydligt i alla nyhetsbrev. I informationsmailet som skickas ut i samband med registrering h\u00e4nvisas ocks\u00e5 till v\u00e5r infoadress samt v\u00e5r v\u00e4xel.<\/p>

\u00a0<\/p>

\u00a0<\/h5>
\u00d6vriga utskick<\/h5>

Vilken typ av personuppgift hanteras och var finns de?\u00a0<\/em><\/strong>I v\u00e5r tj\u00e4nst f\u00f6r nyhetsbrev finns listor med kontaktinformation till prenumeranter. I listorna finns e-postadress och i ibland \u00e4ven namn.<\/p>

Varf\u00f6r beh\u00f6ver vi behandla och lagra uppgifterna?\u00a0<\/strong><\/em>Vi beh\u00f6ver behandla uppgifterna f\u00f6r att kunna g\u00f6r utskick om v\u00e5r verksamhet till t ex kommuner, finansi\u00e4rer eller medlemmar i f\u00f6reningen.<\/p>

Vilken grund f\u00f6r behandling?\u00a0<\/strong><\/em>Intresseavv\u00e4gning.<\/p>

Hur l\u00e4nge sparas uppgifterna?\u00a0<\/strong><\/em>F\u00f6r medlemmar sparas uppgifterna i listor p\u00e5 GAN i tre \u00e5r. F\u00f6r \u00f6vriga \u201dkontaktpersoner\u201d sparas uppgifterna under tiden personen i fr\u00e5ga har en viss position som i sin yrkesroll beh\u00f6ver f\u00e5 information om v\u00e5r verksamhet. V\u00e4ljer personen att avsluta sin prenumeration tas personuppgifterna bort och detsamma g\u00e4ller om vi f\u00e5r meddelande om att e-postadressen inte l\u00e4ngre \u00e4r i bruk.<\/p>

Hur s\u00e4kerst\u00e4ller vi att det rensas?\u00a0<\/em><\/strong>Medlemmar l\u00e4ggs in \u00e5rsvis och listan uppdateras kontinuerligt. Personer som bytt arbetsplats och vars mejl studsar vid utskick tas bort manuellt. F\u00f6r \u00f6vriga uppdateras listorna en g\u00e5ng \u00e5rligen och i samband med att ett nytt nyhetsbrev ska skickas ut raderas uppgifterna p\u00e5 de personer d\u00e4r e-posten ej \u00e4r i bruk l\u00e4ngre.<\/p>

Hur g\u00f6r vi om n\u00e5gon vill bli borttagen?\u00a0<\/strong><\/em>Den som valt att prenumerera kan sj\u00e4lv v\u00e4lja att avregistrera sig via en l\u00e4nk som finns tydligt i alla utskick.<\/p><\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tPodio (CRM-system) <\/a>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t

I\u00a0Podio<\/a>\u00a0finns de flesta av de personuppgifter HoloHouse hanterar. De uppgifter som finns lagrade i Podio backupas med hj\u00e4lp av ett f\u00f6retag som heter Momentum.<\/p>

\u00a0<\/h5>
Anst\u00e4lld<\/h5>

Anst\u00e4llda, praktikanter och studentmedarbetare l\u00e4ggs till i Medarbetarn\u00e4tverket p\u00e5 Podio under tiden de \u00e4r verksamma p\u00e5 HoloHouse.<\/p>

Vilken typ av personuppgift hanteras och var finns de? <\/i><\/strong>Namn och e-post.<\/p>

Grund? <\/i><\/strong>Intresseavv\u00e4gning<\/p>

Varf\u00f6r beh\u00f6ver vi behandla och lagra uppgifterna? <\/i><\/strong>Det beh\u00f6vs f\u00f6r att vi skall kunna koppla dem till projekt, aff\u00e4rer, kunder, partners, studentprojekt osv.<\/p>

Hur l\u00e4nge sparas uppgifterna? <\/i><\/strong>Uppgifterna sparas bara s\u00e5 l\u00e4nge personen \u00e4r anst\u00e4lld och har arbetsuppgifter som relaterar till Podio (dvs studentprojekt, s\u00e4lj, interna projekt)<\/p>

Hur s\u00e4kerst\u00e4ller vi att det rensas? <\/i><\/strong>Deras konto p\u00e5 Podio raderas senast en m\u00e5nad efter att de avslutat sin anst\u00e4llning, praktik eller projektanst\u00e4llning.<\/p>

Hur g\u00f6r vi om n\u00e5gon vill bli borttagen? <\/i><\/strong>D\u00e5 tar vi bort personen men d\u00e5 kan den heller inte jobba med kunder, partners och studentprojekt.<\/p>

\u00a0<\/h5>
Student<\/h5>

Studenter har m\u00f6jlighet att g\u00f6ra en anm\u00e4lan inf\u00f6r ett projekt eller i samband med att ett projekt ska starta. M\u00f6jligheten att g\u00f6ra detta har vi f\u00f6r att<\/p>

  1. Bygga upp en bank av intresserade studenter som vi kan rekrytera till v\u00e5ra projekt<\/li>
  2. Samla kontaktuppgifter och andra uppgifter p\u00e5 ett och samma st\u00e4lle n\u00e4r studenter \u00e4r rekryterade f\u00f6r att g\u00f6ra ett projekt<\/li><\/ol>
    \u00a0<\/div>

    Anm\u00e4lan g\u00f6rs via ett formul\u00e4r p\u00e5 v\u00e5r hemsida och uppgifterna lagras direkt in i Podio.<\/p>

    Vilken typ av personuppgift hanteras och var finns de? <\/i><\/strong>Namn, e-post, telefonnummer och de personuppgifter studenten sj\u00e4lv lagt in i sitt bifogade Cv och\/eller personliga brev.<\/p>

    Grund? <\/i><\/strong>Samtycke<\/p>

    Varf\u00f6r beh\u00f6ver vi behandla och lagra uppgifterna? <\/i><\/strong>F\u00f6r att studenter ska kunna f\u00e5 utskick om relevanta projekt och f\u00f6r att vi sedan ska kunna h\u00e5lla kontakten samt g\u00f6ra uppf\u00f6ljningar. Eftersom studenter blir medlemmar i f\u00f6reningen beh\u00f6vs kompletta uppgifter f\u00f6r att kunna till exempel bjuda in till f\u00f6reningens \u00e5rsm\u00f6te.<\/p>

    Hur l\u00e4nge sparas uppgifterna? <\/i><\/strong>Anm\u00e4lningar som gjorts och d\u00e4r man anger att man vill ha info om projekt som passar en sparas tills slutet av det \u00e5r man angett som sitt examens\u00e5r. De studenter som blir tillsatta p\u00e5 projekt sparas i 10 \u00e5r f\u00f6r m\u00f6jligheten att g\u00f6ra l\u00e5ngtidsuppf\u00f6ljningar av HoloHouses verksamhet. Efter 10 \u00e5r s\u00e5 anonymiseras personerna s\u00e5 att man bara ser k\u00f6n (dvs kvinna 1, kvinna 2, man 1, man 2). Detta f\u00f6r att vi har ett stort v\u00e4rde att inte f\u00f6rlora v\u00e4rdefull statistik vad g\u00e4ller antal studenter som medverkat i verksamheten.<\/p>

    Hur s\u00e4kerst\u00e4ller vi att det rensas? <\/i><\/strong>Vi rensar manuellt var tionde \u00e5r, dvs f\u00f6r 2022 s\u00e5 skall inga studenter med namn och mejluppgifter ligga kvar i Podio f\u00f6r 2012.<\/p>

    Hur g\u00f6r vi om n\u00e5gon vill bli borttagen? <\/i><\/strong>I samband med anm\u00e4lan informerar vi om hur man g\u00e5r tillv\u00e4ga f\u00f6r at bli borttagen. D\u00e4r h\u00e4nvisas till v\u00e5r infoadress samt v\u00e5r v\u00e4xel. Vi fr\u00e5gar ocks\u00e5 i anm\u00e4lningsformul\u00e4r om man t.ex. vill ha nyhetsbrev och bli kontaktad f\u00f6r nya projektm\u00f6jligheter.<\/p>

    \u00a0<\/h5>
    F\u00f6retag, partner och finansi\u00e4rer<\/h5>

    Organisationer som vi arbetar med samlar vi in kontaktinformation fr\u00e5n p\u00e5 tv\u00e5 s\u00e4tt.<\/p>

    1. Anm\u00e4lningsformul\u00e4r via hemsida d\u00e4r uppgifterna direkt f\u00f6rs in i Podio<\/li>
    2. Personliga kontakter via mail eller telefon som sedan manuellt f\u00f6rs in i Podio<\/li><\/ol>
      \u00a0<\/div>

      De uppgifter vi tar in beh\u00f6vs f\u00f6r att antingen h\u00e5lla kontakt under ett projekts g\u00e5ng eller f\u00f6r att kunna f\u00f6lja upp med personen eller f\u00f6retaget vid senare tillf\u00e4lle.<\/p>

      Vilken typ av personuppgift hanteras och var finns de? <\/i><\/strong>Namn, e-post, telefonnummer, organisationsnummer, organisationsstorlek, bransch samt m\u00f6tesanteckningar, foton och loggor som f\u00f6retaget skickar i samband med annonser f\u00f6r studentprojekt.<\/p>

      Grund? <\/i><\/strong>Intresseavv\u00e4gning<\/p>

      Varf\u00f6r beh\u00f6ver vi behandla och lagra uppgifterna? <\/i><\/strong>F\u00f6r att vi ska kunna h\u00e5lla kontakten samt g\u00f6ra uppf\u00f6ljningar under tiden f\u00f6retaget har studenthj\u00e4lp samt bjuda in organisationen d\u00e4r personen jobbar till f\u00f6reningens \u00e5rsm\u00f6te eller andra medlemsm\u00f6ten i f\u00f6reningen. F\u00f6r att kunna fullf\u00f6lja v\u00e5r del av avtalet som finns mellan oss och finansi\u00e4rer\/partner.<\/p>

      Hur l\u00e4nge sparas uppgifterna? <\/i><\/strong>De personuppgifter som \u00e4r kopplade till den som var kontaktperson f\u00f6r studentprojekt sparas i 10 \u00e5r f\u00f6r m\u00f6jlighet att g\u00f6ra l\u00e5ngtidsuppf\u00f6ljning efter genomf\u00f6rda studentprojekt.<\/p>

      De personuppgifter som h\u00f6r till \u00f6vriga personer sparas s\u00e5 l\u00e4nge personen innehar en position som f\u00f6r HoloHouses verksamhet \u00e4r viktig att ha kontakt med. Exempel p\u00e5 detta \u00e4r personer som undertecknar partneravtal f\u00f6r en organisations r\u00e4kning eller personer som innehar en viktig post hos finansi\u00e4r eller partner. Till dessa h\u00f6r \u00e4ven personuppgifter kopplade till de som sitter i HoloHouses styrelse.<\/p>

      De personuppgifter som h\u00f6r till leads sparas i tre \u00e5r f\u00f6r m\u00f6jlighet att kunna se vilka tidigare kontakter som funnits med en specifik organisation.<\/p>

      Hur s\u00e4kerst\u00e4ller vi att det rensas? <\/i><\/strong>En g\u00e5ng \u00e5rligen i samband med terminsstart p\u00e5 v\u00e5ren raderas de personuppgifter som av anledningarna ovan inte ska sparas l\u00e4ngre. I juni 2021 s\u00e5 kontaktade vi de flesta f\u00f6retag som ligger i Podio per mejl och bad dem \u00e5terkoppla om de ville att vi tar bort dem fr\u00e5n registret. Ett s\u00e5dan process planeras varannat \u00e5r, dvs n\u00e4sta g\u00e5ng juni 2023.<\/p>

      Hur g\u00f6r vi om n\u00e5gon vill bli borttagen? <\/i><\/strong>P\u00e5 v\u00e5r hemsida finns information om hur vi hanterar personuppgifter och om hur man g\u00e5r tillv\u00e4ga f\u00f6r att bli borttagen.<\/p><\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tOutlook (e-posthantering)<\/a>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t

      F\u00f6r l\u00f6pande kommunikation med studenter, partner och \u00f6vriga personer HoloHouse har kontakt med i verksamheten anv\u00e4nder vi mail. H\u00e4r finns givetvis personuppgifter i form av mailadresser, signaturer samt eventuella bifogade dokument. Samtliga anst\u00e4llda anv\u00e4nder sig av Office outlook f\u00f6r e-posthantering. Hanteringen av e-post g\u00f6rs av Microsoft exchange.<\/p>

      Vilken typ av personuppgift hanteras och var finns de? <\/i><\/b>Namn, e-postadresser, telefonnummer och de eventuella personuppgifter som finns i de filer som bifogas.<\/p>

      Grund? <\/i><\/b>Intresseavv\u00e4gning, lagkrav (ekonomi)<\/p>

      Varf\u00f6r beh\u00f6ver vi behandla och lagra uppgifterna? <\/i><\/b>F\u00f6r att kunna h\u00e5lla kontakt med de personer vi har att g\u00f6ra med i v\u00e5r verksamhet.<\/p>

      Hur l\u00e4nge sparas uppgifterna? <\/i><\/strong>Mail inneh\u00e5llande andra personuppgifter \u00e4n namn, e-post och telefonnummer raderas \u00e5rligen. \u00d6vrig mailkorrespondens kan arkiveras i h\u00f6gst fem \u00e5r f\u00f6r att vi ska kunna g\u00e5 tillbaka och f\u00f6lja v\u00e5rt arbete.<\/p>

      Hur s\u00e4kerst\u00e4ller vi att det rensas? <\/i><\/strong>En g\u00e5ng \u00e5rligen rensas mail som \u00e4r \u00e4ldre \u00e4n fem \u00e5r ut n\u00e4r det handlar om intresseavv\u00e4gning. Mail vi p\u00e5 grund av lagkrav beh\u00f6ver beh\u00e5lla sparas s\u00e5 l\u00e4nge lagen kr\u00e4ver, t.ex. underlag f\u00f6r bokf\u00f6ring fr\u00e5n revisor, redovisningskonsult. Vi tar ocks\u00e5 bort personers email licenser n\u00e4r de inte l\u00e4ngre jobbar hos oss.<\/p><\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t

      \n\t\t\t\t\t
      \n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tSharepoint<\/a>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t

      I Sharepoint anv\u00e4nder HoloHouse dokumentbiblioteket f\u00f6r att spara dokument med vissa personuppgifter. H\u00e4r finns fram f\u00f6r allt tv\u00e5 kategorier av personuppgifter.<\/p>